IROResearch Oy:n yleinen tietosuojakäytäntö

1. Yleistä

IROResearch Oy Tutkimustoimisto on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Olemme sitoutuneet noudattamaan tietosuojalainsäädäntöä ja käsittelemään henkilötietoja hyvän tiedonhallinta- ja tietojenkäsittelytavan mukaisesti. Noudatamme toiminnassamme tutkimusalan ISO 20252:2019 –laatusertifikaattia sekä ESOMAR:in sääntöjä

Tietosuojakäytäntö koskee keräämiämme henkilötietoja ja niiden käsittelyä. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saa lähettämällä sähköpostia osoitteeseen tietosuojavastaava@iro.fi Tämä dokumentti on viimeksi päivitetty 24.11.2021.

2. IROResearch Oy:n rekisterit

Käsittelemme IROResearch Oy:n mielipide- ja markkinatutkimusrekisterin (IRONet paneeli) henkilöiden seuraavia henkilötietoja:

  • Puhelinnumero, sähköpostiosoite

Käsittelemme IROResearch Oy:n asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden seuraavia henkilötietoja.

  • Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite

Käsittelemme myös palkkiolistausta tutkimuksiin osallistuneiden ja arvonnoissa voittaneiden henkilöiden osalta palkintojen toimittamista varten seuraavia henkilötietoja:

  • Nimi, osoite

Keräämme henkilötietoja ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään (esim. olet ilmoittautunut sivuillamme olevan rekisteröintilomakkeella haastateltavaksi tai olet yhteydenottomme yhteydessä liittynyt rekisteriimme). Asiakasrekisteriin tietoja kerätään ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään asiakassuhteen syntyessä tai potentiaalisten asiakkaiden osalta muista julkisista lähteistä (esim. nettisivut, tapahtumat).

Rekisterinpitäjä näissä rekistereissä on

Nimi: IROResearch Oy Tutkimistoimisto

Osoite: Salomonkatu 17B, 00100 HELSINKI

Puhelin: 09-7740 600

Y-tunnus: 08105501

3. Muut rekisterit

IROResearch Oy tekee tutkimuksia asiakkaiden toimittamiin omiin asiakasrekistereihin tai IROResearch Oy:n hallinnoimiin asiakkaiden tutkimusrekistereihin. Näissä tapauksissa rekisterin käsittelystä laaditaan erillinen käsittelysopimus. IROResearch Oy ei hanki sähköpostirekistereitä ulkoisilta kaupallisilta toimijoilta.

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste, käyttötarkoitukset ja vaikutukset

Markkina- ja mielipidetutkimuksiin osallistuneiden henkilöiden henkilötietojen käsittelyn peruste on käyttötarkoituksiimme perustuva suostumus, joka on annettu henkilötietojesi keräämisen yhteydessä. IROResearch Oy:n asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden käsittelyn peruste on alla mainittuihin käyttötarkoituksiimme perustuva oikeutettu etu. IROResearch Oy:n asiakkaiden asiakasrekisterien käsittelyn peruste on käsittelystä laadittu erillinen sopimus.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena IROResearch Oy:llä on mielipide- ja markkinatutkimusten tekeminen. IROResearch Oy:n asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on nykyisten asiakkaiden osalta asiakassuhteen hoito ja potentiaalisten asiakkaiden osalta markkinointiviestinnän lähettäminen rekisteröidylle tai sen edustamalle yhteisölle.

Henkilökohtaisia tietoja ei luovuteta ulkopuolisille, ellei siihen ole annettu suostumusta. Henkilötietojen käsittelyllä ei ole muita vaikutuksia.

5. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot kolmansille osapuolille

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Voimme viranomaisen määräyksestä luovuttaa henkilötietoja toimivaltaiselle viranomaiselle, henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti.

6. Henkilötietojen siirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Me emme siirrä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7. Henkilötietojen säilyttämisen periaatteet

Säilytämme markkina- ja mielipidetutkimuksiin osallistuneiden henkilöiden henkilötietoja Rekisterissä niin kauan kuin antamasi suostumus on voimassa. Henkilötietoja voidaan joutua säilyttämään myös tätä kauemmin, mikäli sovellettava lainsäädäntö tai meitä sitovat sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

Asiakkaita koskevia henkilötietoja säilytämme niin kauan kunnes asiakassuhde tai siihen liittyviä velvoitteita on voimassa. Säilytämme potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity toimii tehtävissä, joihin markkinoitava palvelu tai tapahtuma liittyy. Henkilötietoja voidaan joutua säilyttämään myös tätä kauemmin, mikäli sovellettava lainsäädäntö tai meitä sitovat sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

IROResearch Oy:n asiakkaiden toimittamia rekistereitä säilytetään sopimuksessa määritellyn ajan. Yleinen periaate on hävittää rekisteri heti projektin päättyessä

8. Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Sinulla on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojesi käsittelystä;

  • saada pääsy omiin tietoihisi ja tarkastaa itseäsi koskevat käsittelemämme henkilötiedot;

  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;

  • vaatia henkilötietojesi poistamista;

  • vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojesi käsittelyperusteena on oikeutettu etumme;

  • saada henkilötietosi koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että olet itse toimittanut kyseiset henkilötiedot meille, käsittelemme kyseisiä henkilötietoja sopimuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja

  • vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista.

Sinun tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntösi meille tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

9. Rekisterien suojauksen periaatteet

Kunnioitamme henkilötietojen luottamuksellisuutta. Rekistereihin ei liity manuaalista aineistoa. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu tietojärjestelmäämme, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Rekisterin sijaintipaikkaan pääsy edellyttää kulkulupaa/avaimia.

10. Yhteydenotot

Kaikki yllä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tietosuojavastaavalle (tietosuojavastaava@ iro.fi). Yhteydenoton voi tehdä henkilökohtaisesti toimipisteissämme tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

[Yhtiön nimi] IROResearch Oy Tutkimustoimisto

[Yhteyshenkilön nimi] Tietosuojavastaava

[Yhtiön postiosoite] Salomonkatu 17B, 00100 Helsinki